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Tipps und Tricks

Gig-Anfragen entspannt meistern: 7 Punkte für Deine Checkliste!

Das Telefon klingelt. Eigentlich wartest Du auf seit Monaten auf diesen Anruf, aber jetzt bist Du doch überrascht: der Veranstalter eures Lieblings-Events will Deine Band buchen!

Wie hieß der Ansprechpartner nochmal? Haben wir an dem Tag schon einen Termin? Und wo genau war nochmal die Location?

Jetzt ist es Gold wert, wenn Du euren Terminkalender und eine Checkliste für Gig-Anfragen zur Hand (oder im Kopf) hast und die erforderlichen Rahmendaten einfach abstimmen kannst.

Mein Eindruck: viele Musiker und Bands, die auf der Bühne sehr professionell agieren, machen sich das Leben bei der Gig-Organisation unnötig schwer.

Das verursacht nicht nur Stress für alle Beteiligten, sondern macht auch keinen guten Eindruck bei potentiellen Veranstaltern. Und das wiederum kostet euch vielleicht den Gig, den ihr so gerne haben wolltet. Letzten Endes zahlt sich eine gute Organisation somit doppelt für euch aus.

Nachfolgend unsere Tipps, was unbedingt auf eure Checkliste für Terminanfragen gehört.

Datum und Spielzeit

Klingt banal, wird aber trotzdem im Stress manchmal vergessen: wann findet die Veranstaltung statt? Und was ist die genaue Spielzeit?

Letzteres ist besonders wichtig, um die Verfügbarkeit zu klären: gibt es an diesem Tag eventuell schon eine parallele Buchung für eine andere Veranstaltung? Können alle Bandmitglieder rechtzeitig vor Ort sein oder gibt es überschneidende Termine?

Adresse und Art der Location

Heute seid ihr auf dem „Mainfest in Frankfurt“, steht in Deiner Email. Glückwunsch! Nur: auf welcher Bühne genau? Deine Bandkollegen werden es Dir danken, wenn sie direkt die Adresse ins Navi eingeben können. Der Technikverleiher mit seinem LKW sowieso. Und gut wäre auch zu wissen, ob die PA für 200 Personen indoor oder 2000 Zuhörer outdoor ausgelegt sein muss.

Gut, wenn ihr die genaue Adresse, Art und Größe der Location, geschätzte Anzahl Besucher sowie Besonderheiten bei der Anfahrt oder dem Zugang zum Veranstaltungsraum vorab klärt und an alle Beteiligten weitergebt.

Technische Voraussetzungen

Die technischen Voraussetzungen können sich je nach Art und Größe eurer Band stark unterscheiden. Macht euch bewusst, dass eure Ansprechpartner gerade bei Tanzveranstaltungen häufig keine Event-Profis sind, sondern Mitarbeiter von Städten und Gemeinden oder ehrenamtliche Vereinsmitarbeiter.

Wenn ihr für eure Show entsprechende Rahmenbedingungen braucht, empfiehlt es sich deshalb, diese klar zu kommunizieren. Häufige Punkte sind:

  • Bühnenmaße: welche Mindestgröße benötigt ihr für euren Auftritt und wie muss die Bühne beschaffen sein (Breite, Tiefe, Höhe, Art des Hintergrunds)
  • Strom: welche Stromversorgung benötigt ihr (z.B. 32 KW Drehstromanschluss oder normale Schuko-Steckdosen)
  • Benötigt ihr einen FoH-Platz? Wie sollte dieser beschaffen sein?
  • Werden Licht- und Tontechnik sowie die zugehörigen Techniker von euch oder vom Veranstalter gestellt? Im zweiten Fall empfehlen wir euch, dem Veranstalter einen Technical Rider an die Hand zu geben. Damit erleichtert ihr den Licht- und Tontechnikern vor Ort die Arbeit und erspart euch jede Menge Stress.

Abhängig von den technischen Voraussetzungen gestaltet sich häufig auch unser nächstes Thema: die Preisfindung.

Gage

Der Wert von künstlerischen Tätigkeiten oder Dienstleistungen wird von Bands und Künstlern häufig aus einer völlig anderen Perspektive betrachtet als von Veranstaltern. Für viele Musiker ist die Gagenverhandlung deshalb der unangenehmste Teil ihrer Tätigkeit.

Umso wichtiger, dass ihr euch im Vorfeld klar darüber seid, welche Art von Dienstleistung ihr zu welchem Preis anbietet – denn es macht natürlich einen Unterschied, ob ihr als akustisches Gitarrenduo eine 2-stündige Vernissage umrahmt oder als 7-köpfige Band eine komplette Gala-Veranstaltung inklusive Technik bestreitet.

Im Artikel Welche Gage kann ich verlangen? findet ihr Anhaltspunkte, welche Gage für eure Auftritte angemessen ist.

In jedem Fall solltet ihr auf die Preisfrage vorbereitet sein. Umso leichter könnt ihr auch dieses Thema meistern und einen angemessenen Preis für euer Angebot erzielen.

Verpflegung und Unterbringung

Die wenigsten von uns dürften Luxus-Anforderungen an Catering und Unterkunft haben. Und für die meisten Veranstalter ist es selbstverständlich, für das leibliche Wohl ihrer Künstler zu sorgen.

Trotzdem empfehlen wir ganz nach dem Motto: „Vorwürfe sind Wünsche danach“: besprecht vorab mit dem Veranstalter, welche Verpflegung ihr wann benötigt, welche Unverträglichkeiten es eventuell gibt und vor allem wie viele Personen ihr seid (ggf. inklusive Technik-Team).

Schließlich wollt ihr die bestmögliche Show zeigen – eine vernünftige Verpflegung gehört da einfach dazu.

Wenn ihr eine weite Anreise zum Auftritt habt und deshalb übernachten müsst, empfiehlt es sich außerdem, die Unterkunft vorab zu klären.

Ansprechpartner

Auch mit der besten Vorbereitung werden vor oder während des Gigs bestimmt noch Fragen auftreten. Klärt deshalb vorher ab, wer eure Ansprechpartner sind. Zum Beispiel:

  • Hausmeister
  • Licht- und Tontechnik-Dienstleister vor Ort
  • Vertreter des Veranstalters für organisatorische Themen wie Catering oder Abrechnung

Notiert mindestens Name und Telefonnummer sowie möglichst die Email-Adressen eurer Ansprechpartner.

Weitere Anforderungen

Je nach Art eurer Band habt ihr eventuell weitere Punkte, die es sich vorab zu klären lohnt. Hier einige Beispiele:

  • Garderobe: benötigt ihr eine eigene Garderobe, eventuell mit Waschmöglichkeiten und Spiegel?
  • Was gibt es zu beachten, wenn bei eurem Auftritt weitere Künstler, Musikgruppen und Organisationen mitwirken?
  • Benötigt ihr spezielle Sicherheitsvorkehrungen auf oder neben der Bühne (z.B. für Pyrotechnik)?
  • Welche Regelungen gibt es für den Ausfall des Auftritts (z.B. bei Krankheitsfällen oder Absage der Veranstaltung)?

Fazit

Wie ihr seht, gibt es viel zu beachten. Natürlich müssen nicht gleich zu Beginn des ersten Gesprächs alle Punkte geklärt sein.

In jedem Fall empfiehlt sich jedoch, die besprochenen Punkte festzuhalten, um in Folgegesprächen oder bei einer Wiederholung der Veranstaltung daran anknüpfen zu können. Auf der sicheren Seite seid ihr, indem ihr die besprochenen Punkte in einem Gastspiel-Vertrag zusammenfasst.

Ob ihr das mit einem Buchkalender, einem Excel-Sheet oder einer auf Band-Booking spezialisierten Lösung wie gigeasy umsetzt, bleibt ganz euch überlassen.

Wir hoffen, dass unsere Checkliste euch hilft, die wesentlichen Punkte für euren Act zusammenzustellen und Gig-Anfragen zukünftig noch einfacher zu meistern.

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